Produktivität
Gewohnheiten für mehr Produktivität
Entwickeln Sie einfache Produktivitätsgewohnheiten, um Aufgaben zu planen, Notizen durchzugehen, Kalender zu pflegen und Ihr persönliches Organisationssystem langfristig zuverlässig zu halten.
Das beste Produktivitätssystem ist dasjenige, das Sie oft genug überprüfen, um ihm vertrauen zu können. Werkzeuge helfen, aber Zuverlässigkeit entsteht durch einige kleine Verhaltensweisen, die zu passenden Zeitpunkten wiederholt werden: Verpflichtungen erfassen, Prioritäten setzen, die Aufmerksamkeit schützen und offene Vorgänge abschließen.
Erst erfassen, dann organisieren
Verwenden Sie ein oder zwei verlässliche Orte für neue Aufgaben und Ideen. Erfassen Sie eine Verpflichtung, sobald sie entsteht, anstatt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen. Halten Sie den Eintrag kurz; die Klärung kann bei einer späteren Durchsicht erfolgen.
Zu viele Eingangskörbe erzeugen verborgene Arbeit. Notizen, E-Mails, Nachrichten, Papier und Browser-Tabs können allesamt Zusagen enthalten. Reduzieren Sie ihre Anzahl nach Möglichkeit und leeren Sie die verbleibenden nach einem festen Zeitplan.
Entwickeln Sie eine tägliche Routine zum Neuordnen
Prüfen Sie zunächst den Kalender und die verfügbare Zeit. Wählen Sie eine kleine Anzahl von Ergebnissen aus, klären Sie die ersten Schritte dorthin und entfernen Sie Aufgaben, die keine Rolle mehr spielen. Das sollte nur wenige Minuten dauern und nicht zu einem aufwendigen Morgenritual werden.
Prüfen Sie Ihren Plan an einem passenden Punkt im Tagesverlauf erneut, wenn sich der Tag anders entwickelt hat. Eine kurze Anpassung nach dem Mittagessen reicht oft aus, damit der Plan realistisch bleibt.
Verknüpfen Sie die Gewohnheit mit einem Auslöser
Gehen Sie nach dem Öffnen Ihres Computers den Tag durch, erfassen Sie nach einer Besprechung Notizen und beenden Sie Ihre Arbeit, bevor Sie den Arbeitsbereich schließen. Gleichbleibende Auslöser erleichtern es, Routinen zu wiederholen.
Schützen Sie Zeiten konzentrierter Aufmerksamkeit
Schaffen Sie mindestens einen Zeitraum, in dem die wichtigste Arbeit ohne vermeidbare Unterbrechungen stattfinden kann. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen stumm, schließen Sie nicht benötigte Tabs und halten Sie die für die Aufgabe erforderlichen Unterlagen bereit.
Bündeln Sie kleine Tätigkeiten wie E-Mails, Freigaben und Terminplanung. Wer sie ständig überprüft, unterbricht seine Aufmerksamkeit und lässt bedeutsame Arbeit schwieriger erscheinen, als sie ist.
Machen Sie Pausen, bevor Ihre Aufmerksamkeit nachlässt. Erholung ist keine Belohnung dafür, alles erledigt zu haben; sie gehört dazu, dauerhaft sinnvoll arbeiten zu können.
Machen Sie aus Notizen Entscheidungen
Halten Sie nach Besprechungen oder Recherchen die Aufgaben, Verantwortlichen und Entscheidungen aus den Notizen fest. Belassen Sie den Kontext in der Notiz und übertragen Sie Verpflichtungen in das Aufgabensystem. So verhindern Sie, dass nützliche Informationen zu einem stillen Archiv von Arbeit werden, die Sie vergessen haben zu erledigen.
Schließen Sie offene Vorgänge ab
Markieren Sie am Ende des Tages erledigte Arbeit, planen Sie bewusst um und erfassen Sie alles, was Ihnen noch durch den Kopf geht. Halten Sie für unerledigte Arbeit den nächsten Schritt fest, damit Sie leicht wieder einsteigen können.
Verschieben Sie nicht jede unerledigte Aufgabe auf morgen. Fragen Sie sich, ob sie weiterhin wertvoll und realistisch ist. Das Löschen einer überholten Aufgabe ist eine berechtigte Form des Abschlusses.
Beständigkeit schlägt Komplexität
Eine kleine Routine, die an den meisten Tagen ausgeführt wird, ist wertvoller als ein perfektes System, das ständige Pflege erfordert.
Ergänzen Sie eine wöchentliche Durchsicht
Verschaffen Sie sich einmal pro Woche einen Überblick über anstehende Verpflichtungen, aktive Projekte, Punkte, bei denen Sie auf etwas warten, und vernachlässigte Verantwortlichkeiten. Wählen Sie einige Ergebnisse für die nächste Woche aus und stellen Sie sicher, dass jedes aktive Projekt einen nächsten Schritt hat.
Nutzen Sie die Durchsicht, um das System aufzuräumen: Entfernen Sie Duplikate, archivieren Sie abgeschlossene Inhalte und vereinfachen Sie Kategorien, die nicht mehr helfen. In einem System sammeln sich Reibungsverluste an, wenn es nicht gelegentlich neu geordnet wird.
Ändern Sie jeweils nur eine Gewohnheit
Wenn Ihre Produktivität unzuverlässig erscheint, widerstehen Sie dem Impuls, jedes Werkzeug neu aufzusetzen. Finden Sie das schwache Glied. Werden Aufgaben nicht erfasst, Prioritäten nicht gesetzt, Zeiten nicht geschützt oder Arbeiten nicht überprüft? Ändern Sie die kleinste Verhaltensweise, die dieses Problem behebt.
Verfolgen Sie, ob Sie die Gewohnheit ausgeführt haben, statt darauf zu achten, ob jeder Tag perfekt war. Einmal auszusetzen ist normal; beim nächsten Auslöser wieder einzusteigen, ist die entscheidende Fähigkeit. Mit der Zeit schaffen diese bescheidenen Routinen etwas Wertvolleres als ständige Optimierung: die Zuversicht, dass wichtige Arbeit wahrgenommen und erledigt wird.
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