مقارنات
هل ينبغي أن تخزن المستندات الممسوحة ضوئيًا في مكتبة صورك؟
يمسح كثير من الأشخاص جوازات السفر والإيصالات والعقود والشهادات ضوئيًا باستخدام هواتفهم. تعرّف على مزايا تخزين المستندات الممسوحة ضوئيًا في مكتبة صورك الرئيسية وعيوبه، واستكشف طرقًا بديلة للحفاظ على تنظيمها.
جعلت الهواتف الذكية مسح المستندات ضوئيًا سهلًا للغاية.
يمكنك خلال ثوانٍ إنشاء نسخ رقمية من:
- جوازات السفر
- بطاقات الهوية
- شهادات الميلاد
- وثائق التأمين
- الإيصالات
- العقود
- بطاقات الضمان
السؤال التالي هو أين ينبغي الاحتفاظ بتلك المستندات الممسوحة ضوئيًا.
يتركها كثير من الأشخاص ببساطة في مكتبة صورهم الرئيسية.
ومع أن ذلك ينجح في البداية، فقد لا يظل النهج الأفضل مع ازدياد مجموعتك.
لماذا يخزن الأشخاص المستندات في تطبيق الصور؟
يوفر الاحتفاظ بالمستندات الممسوحة ضوئيًا في مكتبة صورك عدة مزايا.
فهي:
- سهلة الالتقاط.
- سهلة البحث بحسب التاريخ.
- متاحة إلى جانب صورك الأخرى.
- سهلة المشاركة عند الحاجة.
قد يكون ذلك كافيًا تمامًا للاستخدام العرضي.
عندما تصبح مكتبة الصور مزدحمة
بمرور الوقت، قد يحتوي معرض صورك على:
- صور عائلية
- ذكريات العطلات
- لقطات شاشة
- صور من وسائل التواصل الاجتماعي
- صور العمل
- مستندات ممسوحة ضوئيًا
قد يصبح العثور على نسخة ممسوحة ضوئيًا من جواز السفر بين آلاف صور العطلات أمرًا محبطًا بسرعة.
تستحق المعلومات المختلفة طرق تنظيم مختلفة
عادةً ما تروي الصور قصصًا.
وعادةً ما تقدم المستندات معلومات.
ومع أن كليهما صور، فغالبًا ما يجري الرجوع إليهما لأسباب مختلفة تمامًا.
قد يجعل فصلهما إدارة المجموعتين أسهل.
فكّر في الحفاظ على التنظيم على المدى الطويل
اسأل نفسك:
- هل سأتذكر مكان هذا المستند في العام المقبل؟
- هل يمكنني العثور عليه بسرعة في حالة طارئة؟
- هل سيعرف أفراد الأسرة أين يجدونه؟
- هل هو مختلط بآلاف الصور غير المرتبطة به؟
تزداد قيمة التنظيم الجيد بمرور الوقت.
مساحة مخصصة للسجلات المهمة
يختار كثير من الأشخاص الاحتفاظ بالنسخ الممسوحة ضوئيًا الحساسة في تطبيق مخصص بدلًا من معرض صورهم اليومي.
على سبيل المثال، يتيح Safety Photo+Video تنظيم المستندات الممسوحة ضوئيًا في ألبومات خاصة إلى جانب السجلات المهمة الأخرى، مما يساعد على فصل المعلومات السرية عن الذكريات اليومية.
أرشف المستندات الورقية الأقدم
لا يحتاج كل مستند ممسوح ضوئيًا إلى البقاء على هاتفك إلى الأبد.
فمستندات مثل:
- جوازات السفر المنتهية الصلاحية
- الضمانات القديمة
- وثائق التأمين السابقة
- العقود المكتملة
يمكن غالبًا أرشفتها على جهاز كمبيوتر لتخزينها على المدى الطويل.
إذا كنت تنقل الملفات بانتظام بين هاتفك وجهاز الكمبيوتر، فإن Phone Drive يوفر طريقة سهلة لنقل أرشيفات المستندات وتنظيمها عبر شبكتك المحلية.
أنشئ نظامًا بسيطًا لحفظ المستندات
بدلًا من الاعتماد على التواريخ، فكّر في تنظيم المستندات ضمن فئات مثل:
- الهوية
- الشؤون المالية
- الشؤون الطبية
- الممتلكات
- التعليم
- المركبات
- السفر
يجعل ذلك عمليات البحث المستقبلية أسهل بكثير.
أهم النقاط
- مسح المستندات ضوئيًا بهاتفك سهل وعملي.
- مع ازدياد مجموعتك، قد يؤدي إبقاء المستندات منفصلة عن الصور اليومية إلى تحسين التنظيم.
- يُسهّل نظام بسيط لحفظ المستندات العثور على السجلات المهمة.
- أرشف المستندات الورقية الأقدم التي نادرًا ما ترجع إليها.
- يوفر تنظيم المستندات اليوم الوقت كلما احتجت إليها مستقبلًا.
الأسئلة الشائعة
هل من المقبول الاحتفاظ بالمستندات الممسوحة ضوئيًا في مكتبة صوري؟
يفعل كثير من الأشخاص ذلك لسهولة الأمر. لكن مع ازدياد عدد المستندات الممسوحة ضوئيًا، قد يجعل فصلها عن الصور اليومية تنظيمها وإدارتها أسهل.
ما المستندات التي ينبغي أن أمسحها ضوئيًا؟
تشمل الأمثلة جوازات السفر وبطاقات الهوية ووثائق التأمين والضمانات والإيصالات ومستندات الملكية ومعلومات جهات الاتصال في حالات الطوارئ.
هل ينبغي أن أحذف النسخة الورقية بعد المسح الضوئي؟
ينبغي عمومًا الاحتفاظ بالمستندات القانونية أو الرسمية المهمة في شكلها الأصلي، ما لم تنص اللوائح المحلية على خلاف ذلك.
عن الكاتب
يستند فريق Sixbytes إلى وثائق المنتجات والإرشادات الحالية للمنصات. توضّح الأدلة الخاصة بالمنتجات علاقتها بـ Sixbytes، وتربط بالمصادر الرسمية عندما قد يختلف السلوك باختلاف نظام التشغيل أو إصدار التطبيق أو المتجر.
حول Sixbytes