كيفية مراجعة الملفات التي ينبغي أن تبقى على كل جهاز

تحدث معظم فوضى الملفات لأن الملفات تبقى على الجهاز غير المناسب مدة أطول مما ينبغي.

ينبغي أن ينتقل مقطع فيديو سجّلته بهاتفك في نهاية المطاف إلى حاسوب أو أرشيف للنسخ الاحتياطية. وقد يلزم الاحتفاظ بملف PDF خاص بالسفر على هاتفك أثناء الرحلة، ثم نقله إلى أرشيف لاحقًا. وقد تبدأ لقطة شاشة لإيصال في مكتبة الصور، لكن مكانها المناسب هو مجلد للشؤون المالية. وقد يلزم الاحتفاظ بملاحظة خاصة داخل تطبيق محمي، لا في الملاحظات العادية. وقد يحتاج مستند عمل إلى المزامنة عبر الأجهزة أثناء استخدامه، ثم نقله إلى أرشيف عند الانتهاء منه.

السؤال ليس فقط «هل ما زلت بحاجة إلى هذا الملف؟»

هناك سؤال أفضل:

«أين ينبغي أن يكون مكان هذا الملف الآن؟»

يمكن أن يؤدي هاتفك وجهازك اللوحي وحاسوبك ومساحة التخزين السحابي ومحرك الأقراص الخارجي ووحدة التخزين المتصل بالشبكة (NAS) وتطبيقاتك الخاصة أدوارًا مختلفة. وعندما يبقى كل ملف في كل مكان، تمتلئ مساحة التخزين، وتصبح المزامنة فوضوية، وتزداد صعوبة إدارة الخصوصية، وتتكاثر النسخ المكررة.

يشرح هذا الدليل كيفية مراجعة الملفات التي ينبغي أن تبقى على كل جهاز، حتى تظل حياتك الرقمية منظمة وقابلة للبحث وأسهل في النسخ الاحتياطي.

ابدأ بتحديد دور كل جهاز

ينبغي أن تكون لكل جهاز مهمة.

قد يكون هاتفك الأنسب لما يلي:

• الوصول اليومي
• الصور ومقاطع الفيديو التي تلتقطها
• مستندات السفر
• ملفات الطوارئ
• الملاحظات أثناء التنقل
• التنزيلات السريعة
• الملفات الخاصة التي تحتاج إليها أثناء التنقل
• الملفات التي تتلقاها عبر الرسائل أو البريد الإلكتروني

قد يكون جهازك اللوحي الأنسب لما يلي:

• قراءة ملفات PDF
• مراجعة المستندات
• التحرير البسيط
• ملفات الدراسة
• العروض التقديمية
• المشاهدة أثناء السفر
• إضافة تعليقات توضيحية إلى المستندات

قد يكون حاسوبك الأنسب لما يلي:

• التنظيم على المدى الطويل
• أرشيفات الوسائط الكبيرة
• إعادة تسمية الملفات دفعة واحدة
• حفظ المستندات وتصنيفها
• مجلدات المشاريع
• السجلات الضريبية
• النسخ الاحتياطية
• التعامل مع مقاطع الفيديو الكبيرة
• إدارة التخزين الخارجي

قد يكون التخزين السحابي الأنسب لما يلي:

• الوصول عبر الأجهزة
• التعاون
• المجلدات المشتركة
• الملفات الحالية
• دعم النسخ الاحتياطي
• الملفات التي تحتاج إليها من أماكن متعددة

قد يكون التخزين الخارجي أو NAS الأنسب لما يلي:

• الأرشيفات
• مقاطع الفيديو الكبيرة
• المشاريع القديمة
• النسخ الاحتياطية طويلة الأجل
• مكتبات الوسائط
• الملفات التي نادرًا ما تفتحها

بمجرد معرفة دور كل جهاز، يصبح تحديد ما ينبغي أن يبقى عليه أسهل.

صنّف الملفات بحسب مدى تكرار استخدامها

يُعد تكرار الاستخدام أحد أبسط معايير المراجعة.

اسأل نفسك:

• هل أستخدم هذا يوميًا؟
• أسبوعيًا؟
• شهريًا؟
• فقط أثناء رحلة أو مشروع؟
• نادرًا؟
• لا أستخدمه أبدًا؟

قد يكون المكان المناسب للملفات التي تستخدمها يوميًا أو أسبوعيًا هو هاتفك أو جهازك اللوحي أو مجلد تتم مزامنته.

وقد يكون المكان المناسب للملفات التي تستخدمها شهريًا هو حاسوبك أو مساحة التخزين السحابي.

أما الملفات التي نادرًا ما تستخدمها، فقد يكون مكانها المناسب في أرشيف أو موقع للنسخ الاحتياطي.

أمثلة:

احتفظ على الهاتف بما يلي:

• مستندات السفر الحالية
• الصور العائلية الحديثة
• مستندات الطوارئ
• الإيصالات الحالية التي تنتظر تقديم طلب تعويض عنها
• الملفات الخاصة التي تحتاج إلى الوصول إليها أثناء التنقل

احتفظ على الحاسوب بما يلي:

• مقاطع فيديو السفر القديمة
• مجلدات الضرائب
• أرشيفات إصلاحات المنزل
• ملفات المشاريع المكتملة
• ملفات الصور الكبيرة المُصدَّرة
• التنزيلات القديمة التي تستحق الاحتفاظ بها

أرشف في مكان آخر ما يلي:

• النسخ الاحتياطية للأجهزة القديمة
• المشاريع السابقة
• مقاطع الفيديو الخام الكبيرة
• مجموعات المستندات القديمة
• السجلات المالية السنوية المكتملة

إذا لم تفتح ملفًا منذ وقت طويل، فقد لا تكون هناك حاجة إلى إبقائه على كل جهاز.

افصل الملفات قيد الاستخدام عن ملفات الأرشيف

ينبغي ألا تُعامَل الملفات قيد الاستخدام وملفات الأرشيف بالطريقة نفسها.

الملفات قيد الاستخدام هي الملفات التي لا تزال تُستخدم.

أمثلة:

• مستندات المشروع الحالي
• إيصالات هذا الشهر
• ملفات السفر المقبل
• ملفات الدراسة أو العمل التي لم تُنجَز بعد
• المسودات غير المكتملة
• الملفات التي تنتظر المراجعة
• المستندات التي تحتاج إلى توقيعات
• الصور التي تحررها

يُحتفَظ بملفات الأرشيف للرجوع إليها أو لتوثيق السجل السابق.

أمثلة:

• المشاريع المكتملة
• مستندات السفر السابق
• مجلدات الضرائب القديمة
• سجلات الإصلاحات السابقة
• الفواتير القديمة
• التقارير المنجزة
• ملفات الوسائط القديمة المُصدَّرة
• سجلات الضمان للأشياء التي لا تزال تملكها

قد تحتاج الملفات قيد الاستخدام إلى المزامنة أو البقاء على أجهزة متعددة.

أما ملفات الأرشيف، فلا تحتاج عادةً إلى الوجود في كل مكان.

من الأخطاء الشائعة ترك الأرشيفات على هاتفك لأنها بدأت هناك. انقلها إلى حاسوب أو أرشيف سحابي أو محرك أقراص خارجي أو موقع للنسخ الاحتياطي بعد أن تصبح خارج الاستخدام النشط.

حدد الملفات التي تحتاج إلى الوصول إليها دون اتصال بالإنترنت

ينبغي أن تبقى بعض الملفات على جهاز لأنك قد تحتاج إليها دون اتصال بالإنترنت.

أمثلة:

• مستندات السفر
• جهات الاتصال في حالات الطوارئ
• ملفات التأمين
• التذاكر
• نسخ وثائق الهوية
• الخرائط المتاحة دون اتصال بالإنترنت
• ملفات العمل الحالية
• ملفات العروض التقديمية
• المستندات الطبية أو المستندات المتعلقة بإدارة شؤون الأسرة
• الإيصالات المهمة أثناء المطالبة بالتعويض

يكتسب الوصول دون اتصال بالإنترنت أهمية خاصة على الهواتف والأجهزة اللوحية.

لكن ينبغي أن يكون إتاحة الملفات دون اتصال بالإنترنت قرارًا مقصودًا.

لا تُنزّل كل مجلد سحابي لإتاحته دون اتصال بالإنترنت تحسبًا للحاجة إليه. فهذا يهدر مساحة التخزين، وقد يعرّض ملفات خاصة للكشف على جهاز لا يحتاج إليها.

اسأل نفسك:

• هل سأحتاج إلى هذا الملف دون اتصال بالإنترنت؟
• على أي جهاز؟
• وكم من الوقت؟
• هل يمكنني إزالة النسخة المتاحة دون اتصال بالإنترنت لاحقًا؟
• هل الجهاز آمن بما يكفي؟

بعد انتهاء الرحلة أو الاجتماع أو المشروع أو انقضاء الموعد النهائي، أزل النسخ المتاحة دون اتصال بالإنترنت التي لم تعد بحاجة إليها.

انقل الملفات الكبيرة بعيدًا عن الأجهزة الصغيرة

غالبًا ما تمتلئ الهواتف والأجهزة اللوحية لأن الملفات الكبيرة تبقى عليها مدة أطول مما ينبغي.

تشمل الملفات الكبيرة:

• مقاطع الفيديو الطويلة
• تسجيلات الشاشة
• الوسائط الخام
• ملفات Zip
• الملفات المُصدَّرة من التطبيقات
• الأفلام المُنزَّلة
• الصور الملتقطة بنمط التصوير المتتابع
• الوسائط المكررة
• ملفات PDF الكبيرة
• مجلدات المشاريع
• المجلدات السحابية المتاحة دون اتصال بالإنترنت

ينبغي ألا تبقى الملفات الكبيرة على هاتفك إلا إذا كنت تحتاج إليها هناك فعليًا.

وإلا، فانقلها إلى:

• حاسوب
• محرك أقراص خارجي
• أرشيف سحابي
• NAS
• نسخة احتياطية للوسائط
• أرشيف للمشاريع

يمكن أن يكون Phone Drive وFile Sync مفيدين عند نقل الملفات الكبيرة بين الهاتف والحاسوب بصورة مقصودة.

قبل حذف النسخة الموجودة على الهاتف، تحقق من أن الملف المنقول يُفتح بشكل صحيح، ومن وجود نسخة احتياطية له إذا كان مهمًا.

احتفظ بالملفات الخاصة ضمن سير العمل المناسب للخصوصية

ينبغي ألا تبقى الملفات الخاصة في مكان ما لمجرد أن ذلك مريح.

تشمل أمثلة الملفات الخاصة:

• الصور الخاصة
• مقاطع الفيديو الخاصة
• الملاحظات الخاصة
• النسخ الممسوحة ضوئيًا لوثائق الهوية
• المستندات المالية
• المستندات الصحية
• الملفات القانونية
• الملاحظات المتعلقة بالحسابات
• السجلات العائلية
• لقطات الشاشة الحساسة

اسأل نفسك:

• هل المكان المناسب لهذا الملف هو تطبيق الصور العادي؟
• هل مكانه المناسب هو تطبيق الملاحظات العادي؟
• هل مكانه المناسب هو التنزيلات؟
• هل هو موجود في مجلد مشترك؟
• هل تتم مزامنته إلى أجهزة ينبغي ألا يظهر عليها؟
• هل نُسخ احتياطيًا بأمان؟
• هل تحميه ميزات الخصوصية على مستوى التطبيق؟

يُعد Safety Photo+Video مناسبًا للصور ومقاطع الفيديو الخاصة التي ينبغي أن تبقى منفصلة عن تصفح الصور اليومي. ويُعد Safety Note+ مناسبًا للملاحظات الخاصة التي ينبغي ألا تظهر في الملاحظات العادية أو الأدوات المصغرة أو البحث.

تحتاج الملفات الخاصة إلى مكان معروف، لا إلى مخابئ عشوائية.

راجع التنزيلات على كل جهاز

يُعد مجلد التنزيلات أحد أكثر الأماكن شيوعًا التي تبقى فيها الملفات مدة أطول مما ينبغي.

راجع التنزيلات على:

• الهاتف
• الجهاز اللوحي
• الحاسوب
• مساحة التخزين السحابي
• مجلدات المتصفح
• مجلدات التصدير في التطبيقات
• مجلدات التنزيل في تطبيقات المراسلة

ابحث عن:

• ملفات PDF
• الإيصالات
• الفواتير
• النماذج
• ملفات Zip
• ملفات التثبيت
• لقطات الشاشة
• الملفات المُصدَّرة المؤقتة
• النسخ المكررة
• الملفات الممسوحة ضوئيًا
• المرفقات القديمة

حدد لكل ملف أحد الإجراءات التالية:

• نقله إلى المجلد النهائي
• نقله إلى الحاسوب
• الاحتفاظ به مؤقتًا
• نسخه احتياطيًا
• حذفه
• نقله إلى مساحة تخزين خاصة
• تحويله إلى مهمة

ينبغي أن يكون مجلد التنزيلات صندوق وارد، لا أرشيفًا دائمًا.

راجع تخزين الصور ومقاطع الفيديو

يمكن أن توجد الصور ومقاطع الفيديو في أماكن كثيرة:

• مكتبة الصور على الهاتف
• مكتبة الصور على الجهاز اللوحي
• مكتبة الصور على الحاسوب
• مزامنة الصور السحابية
• خزنة خاصة
• محرك أقراص خارجي
• ألبومات مشتركة
• تطبيقات المراسلة
• تطبيقات التحرير
• مجلدات النسخ الاحتياطي

اسأل نفسك:

• ما الصور التي ينبغي أن تبقى على هاتفي؟
• ما مقاطع الفيديو التي ينبغي نقلها إلى الحاسوب؟
• ما الألبومات التي تحتاج إلى نسخ احتياطي؟
• ما الوسائط الخاصة التي ينبغي فصلها؟
• ما لقطات الشاشة التي ينبغي حذفها؟
• ما النسخ الممسوحة ضوئيًا للمستندات التي ينبغي نقلها خارج تطبيق الصور؟
• ما النسخ المكررة التي يمكن إزالتها؟
• ما مقاطع الفيديو التي يتجاوز حجمها ما يناسب تخزينها على الهاتف؟

ليس من الضروري أن تبقى كل صورة على كل جهاز.

نهج عملي:

• احتفظ بالصور الحديثة والمفضلة على هاتفك.
• انقل مقاطع الفيديو الكبيرة إلى الحاسوب أو الأرشيف.
• احتفظ بالوسائط الخاصة ضمن سير عمل محمي.
• انقل النسخ الممسوحة ضوئيًا للمستندات إلى مجلدات المستندات.
• انسخ الذكريات المهمة احتياطيًا قبل حذف أي شيء.

راجع المستندات بحسب الفئة

ينبغي مراجعة المستندات بحسب الغرض منها.

الفئات الشائعة:

• الشؤون المالية
• السفر
• المنزل
• العائلة
• العمل
• المشاريع
• السجلات الشخصية
• الإيصالات
• التأمين
• الدراسة
• الأرشيف
• الملفات الخاصة

اسأل نفسك:

• هل هذا المستند قيد الاستخدام؟
• هل هناك حاجة إليه على هذا الجهاز؟
• هل وجوده على الحاسوب أفضل؟
• هل يحتاج إلى إمكانية الوصول إليه عبر السحابة؟
• هل هو حساس؟
• هل نُسخ احتياطيًا؟
• هل اسمه واضح؟
• هل هو مخزن في المجلد الصحيح؟
• هل توجد نسخة مكررة منه في مكان آخر؟

على سبيل المثال:

ينبغي أن يبقى ملف PDF لتأمين السفر على هاتفك أثناء الرحلة، ثم ينتقل إلى أرشيف السفر بعد الرحلة.

قد يبدأ إيصال ضريبي على هاتفك، لكن مكانه المناسب هو مجلد الشؤون المالية على حاسوبك أو في الأرشيف السحابي.

قد تتم مزامنة مسودة عقد أثناء العمل عليها، ثم تنتقل إلى الأرشيف عندما تصبح نهائية.

حدد ما ينبغي مزامنته

المزامنة مفيدة، لكن مزامنة كل شيء قد تؤدي إلى الفوضى والمخاطر.

من الملفات والمجلدات المناسبة للمزامنة:

• مجلدات المشاريع قيد العمل
• المستندات الحالية
• ملفات السفر أثناء الرحلة
• الملفات العائلية المشتركة
• المستندات المرجعية المهمة
• الملفات المرتبطة بالمهام
• الملفات المستخدمة عبر الأجهزة

من الملفات والمجلدات غير المناسبة للمزامنة:

• أرشيفات مقاطع الفيديو الكبيرة
• التنزيلات المؤقتة
• المجلدات المكررة
• الملفات القديمة المُصدَّرة
• الملفات الخاصة المؤقتة
• النسخ الاحتياطية للأجهزة
• الملفات التي نادرًا ما تفتحها
• مجلدات النقل غير المنظمة
• أرشيفات المشاريع القديمة

يمكن أن يكون File Sync مناسبًا لاختيار مسارات عمل منظمة للمزامنة عبر الأجهزة. لكن العادة المهمة هي تحديد ما يستحق المزامنة وما لا يستحقها.

ينبغي أن يكون لكل مجلد تتم مزامنته سبب يبرر مزامنته.

استخدم المجلدات المحلية فقط بصورة مقصودة

ينبغي أن تبقى بعض الملفات محلية على جهاز واحد.

أمثلة:

• التنزيلات المؤقتة
• الملفات المُصدَّرة الخاصة بجهاز معين
• بيانات التطبيقات المحلية
• ملفات التحرير الكبيرة
• ملفات العمل الخاصة
• ملفات السفر المتاحة دون اتصال بالإنترنت
• الملفات التي تنتظر النقل
• لقطات الشاشة المؤقتة
• مجلدات الالتقاط على الهاتف

كون الملف محليًا فقط لا يعني أنه غير مهم.

إذا كان الملف المحلي فقط مهمًا، فانسخه احتياطيًا.

يكمن الخطر في افتراض أن الملفات المحلية منسوخة احتياطيًا أو تتم مزامنتها بينما هي ليست كذلك.

ضع أسماء واضحة للمجلدات المحلية فقط.

أمثلة:

• Local Only
• Phone Downloads
• Computer Working Files
• Offline Travel Files
• Private Export Review
• To Computer

تساعد الأسماء الواضحة على منع الحذف غير المقصود.

راجع المجلدات المشتركة

تحتاج المجلدات المشتركة إلى مراجعة منتظمة لأنها قد توجد عبر أجهزة كثيرة.

اسأل نفسك:

• من يمكنه الوصول؟
• هل يحتاج هذا المجلد إلى البقاء مشتركًا؟
• هل تم تنزيله محليًا؟
• هل هو ظاهر على هذا الجهاز؟
• هل يحتوي على ملفات خاصة؟
• هل توجد روابط عامة قديمة؟
• هل توجد نسخ مكررة أو ملفات تعارض؟
• هل ينبغي أرشفته؟
• هل ينبغي إلغاء صلاحية الوصول؟

قد تحتوي المجلدات المشتركة على ملفات لم تعد بحاجة إليها على هاتفك أو جهازك اللوحي.

وقد تكشف أيضًا ملفات نسيت أنها مشتركة.

راجع المجلدات المشتركة بعد الرحلات أو المشاريع أو تقديم الإقرارات الضريبية أو إصلاحات المنزل أو العمل مع العملاء أو مشاركة الملفات العائلية.

راجع الملفات المرتبطة بالمهام

تبقى بعض الملفات على جهاز لأنها مرتبطة بإجراء مطلوب.

أمثلة:

• نموذج يجب تقديمه
• إيصال يجب المطالبة بتعويض عنه
• مستند يجب توقيعه
• صورة يجب إرسالها
• ملف يجب مراجعته
• فاتورة يجب دفعها
• مقطع فيديو يجب تحريره
• ملاحظة يجب تنظيمها

بمجرد إنجاز المهمة، قد لا تعود هناك حاجة إلى بقاء الملف على ذلك الجهاز.

استخدم تطبيق مهام لإجراءات المتابعة. ويمكن أن يكون HibiDo مفيدًا للتذكيرات مثل:

• «حفظ الإيصالات وتصنيفها»
• «نقل مقاطع الفيديو إلى الحاسوب»
• «مراجعة التنزيلات»
• «إزالة ملفات السفر المتاحة دون اتصال بالإنترنت»
• «نسخ مجلد المشروع احتياطيًا»

لا تستخدم موقع الملف بوصفه نظام التذكير الوحيد لديك.

أبقِ ملفات الطوارئ متاحة ولكن محدودة

قد تحتاج بعض الملفات إلى البقاء على هاتفك للوصول إليها في حالات الطوارئ.

أمثلة:

• جهات الاتصال في حالات الطوارئ
• ملخص التأمين
• نسخ مستندات السفر
• مرجع طبي للعائلة
• أرقام الهواتف المهمة
• ملاحظات الطوارئ المنزلية
• نسخة أساسية من وثيقة هوية
• خطوات الاسترداد عند فقدان الجهاز

احتفظ بهذه الملفات منظمة ومحمية.

لا تُثقل هاتفك بكل مستند محتمل.

استخدام مجلد صغير للطوارئ أسهل من استخدام مجموعة ضخمة من ملفات PDF التي لم تُراجع.

إذا كانت المعلومات حساسة، فاستخدم ملاحظة آمنة أو مجلدًا محميًا.

أنشئ مصفوفة لتوزيع الملفات على الأجهزة

يمكن أن تساعدك مصفوفة بسيطة للأجهزة على تحديد المكان المناسب للملفات.

مثال:

Phone

• ملفات السفر الحالية
• مستندات الطوارئ
• الصور الحديثة
• الملفات الخاصة اللازمة أثناء التنقل
• الملفات التي تنتظر النقل إلى الحاسوب

Tablet

• ملفات PDF للقراءة
• ملفات الدراسة
• العروض التقديمية
• المستندات التي أُضيفت إليها تعليقات توضيحية
• الملفات المرجعية الحالية

Computer

• الأرشيف الرئيسي للمستندات
• مجلدات الشؤون المالية
• مجلدات المشاريع
• مقاطع الفيديو الكبيرة
• تنظيم الصور
• النسخ الاحتياطية

Cloud

• المستندات قيد الاستخدام التي تتم مزامنتها
• المجلدات المشتركة
• الملفات المرجعية المستخدمة عبر الأجهزة
• ملفات التعاون الحالية

External Drive or NAS

• الأرشيفات الكبيرة
• المشاريع القديمة
• النسخ الاحتياطية للوسائط
• النسخ الاحتياطية طويلة الأجل للمستندات

تصبح هذه المصفوفة دليلك لاتخاذ القرار.

راجع قبل الحذف

حذف الملفات محفوف بالمخاطر إذا لم تكن قد تأكدت من المكان الذي انتقلت إليه.

قبل الحذف من جهاز، اسأل نفسك:

• هل توجد نسخة أخرى؟
• هل النسخة مكتملة؟
• هل يُفتح الملف؟
• هل نُسخ احتياطيًا؟
• هل ما زلت بحاجة إليه دون اتصال بالإنترنت؟
• هل هو مرتبط بمهمة غير مكتملة؟
• هل هو خاص ومخزن بأمان؟
• هل هو جزء من تطبيق قد يتعطل إذا أُزيل؟
• هل هو موجود في «المحذوفة مؤخرًا»؟
• هل أحذف نسخة مكررة أم النسخة الوحيدة؟

بالنسبة إلى مقاطع الفيديو المهمة، شغّلها.

وبالنسبة إلى ملفات PDF، افتحها وتحقق من الصفحات.

وبالنسبة إلى الملفات الخاصة، تأكد من إمكانية الوصول إلى النسخة المحمية.

لا تحذف إلا بعد التحقق.

أنشئ روتينًا شهريًا لمراجعة الأجهزة

تمنع المراجعة الشهرية تراكم الملفات في الأماكن غير المناسبة.

راجع كل جهاز:

الهاتف

• التنزيلات
• الصور ومقاطع الفيديو
• لقطات الشاشة
• تطبيق الملفات
• مرفقات الرسائل
• الملفات المتاحة دون اتصال بالإنترنت
• التطبيقات الخاصة
• مجلد النقل
• المحذوفة مؤخرًا

الجهاز اللوحي

• ملفات PDF المُنزَّلة
• ملفات القراءة
• المستندات التي أُضيفت إليها تعليقات توضيحية
• المجلدات المتاحة دون اتصال بالإنترنت
• الملفات المُصدَّرة من التطبيقات
• المجلدات المشتركة

الحاسوب

• التنزيلات
• سطح المكتب
• مجلد استلام الملفات من الهاتف
• مجلدات المشاريع
• مجلدات الشؤون المالية
• مجلدات الصور ومقاطع الفيديو
• النسخ الاحتياطية
• الأرشيفات

التخزين السحابي

• المجلدات المشتركة
• المجلدات التي تتم مزامنتها
• الملفات المتاحة عبر الإنترنت فقط
• الروابط العامة
• ملفات التعارض
• الأرشيفات القديمة

استخدم مهمة متكررة حتى لا تعتمد هذه المراجعة على الذاكرة.

أجرِ تنظيفًا أعمق كل ثلاثة أشهر

يمكن أن تكون المراجعة كل ثلاثة أشهر أكثر شمولًا.

تحقق من:

• الأجهزة القديمة التي لا تزال متصلة
• الروابط المشتركة
• مدى شمول النسخ الاحتياطي
• استخدام الملفات الكبيرة لمساحة التخزين
• إعدادات المزامنة
• المجلدات الخاصة
• الأرشيفات
• النسخ المكررة
• مجلدات النقل القديمة
• التخزين الخاص بكل تطبيق
• النسخ الاحتياطية للأجهزة
• الأرشيفات على محركات الأقراص الخارجية

يساعد التنظيف كل ثلاثة أشهر على اكتشاف المشكلات الأكبر قبل أن تتحول إلى مشكلات في التخزين أو الخصوصية.

قائمة تحقق عملية لمراجعة ملفات الأجهزة

استخدم قائمة التحقق هذه:

• حدد دور كل جهاز.
• صنّف الملفات بحسب تكرار استخدامها.
• افصل الملفات قيد الاستخدام عن الأرشيفات.
• حدد ما يحتاج إلى الوصول دون اتصال بالإنترنت.
• انقل الملفات الكبيرة من الأجهزة الصغيرة.
• احتفظ بالملفات الخاصة ضمن مسارات عمل تحافظ على الخصوصية.
• راجع التنزيلات على كل جهاز.
• راجع تخزين الصور ومقاطع الفيديو.
• راجع المستندات بحسب الفئة.
• حدد ما ينبغي مزامنته.
• ضع أسماء واضحة للمجلدات المحلية فقط.
• راجع المجلدات والروابط المشتركة.
• انقل الملفات المرتبطة بالمهام بعد إنجاز المهام.
• أبقِ ملفات الطوارئ متاحة ولكن محدودة.
• أنشئ مصفوفة لتوزيع الملفات على الأجهزة.
• تحقق قبل الحذف.
• راجع شهريًا.
• أجرِ تنظيفًا أعمق كل ثلاثة أشهر.

تساعد قائمة التحقق هذه على إبقاء كل جهاز مفيدًا بدلًا من أن يكون مثقلًا بالملفات.

أخطاء شائعة ينبغي تجنبها

تجنب الاحتفاظ بكل ملف على كل جهاز.

تجنب افتراض أن المزامنة السحابية تعني وجود نسخة احتياطية من الملف.

تجنب حذف نسخ الهاتف قبل التحقق من نسخ الحاسوب.

تجنب ترك مقاطع الفيديو الكبيرة على هاتفك إلى الأبد.

تجنب تخزين النسخ الممسوحة ضوئيًا للمستندات في مكتبة الصور على المدى الطويل.

تجنب مزامنة المجلدات المؤقتة عبر جميع الأجهزة.

تجنب ترك الملفات الخاصة في التنزيلات أو المجلدات المشتركة.

تجنب إبقاء ملفات السفر القديمة متاحة دون اتصال بالإنترنت بعد الرحلة.

تجنب نسيان ملفات التطبيقات المحلية فقط.

تجنب استخدام نظام الملفات بوصفه قائمة مهامك.

أهم النقاط

ينبغي أن يكون لكل جهاز دور واضح. عادةً ما يكون هاتفك الأنسب للالتقاط والوصول اليومي وملفات السفر ومستندات الطوارئ والوصول إلى الملفات الخاصة أثناء التنقل. وعادةً ما يكون حاسوبك أفضل للتنظيم على المدى الطويل والملفات الكبيرة والأرشيفات والنسخ الاحتياطية. والتخزين السحابي مفيد للمزامنة والمشاركة، بينما يمكن للتخزين الخارجي أو NAS أن يستوعب الأرشيفات والنسخ الاحتياطية الأكبر حجمًا.

راجع الملفات بحسب الغرض منها، وليس بحسب موقعها فقط. اسأل عما إذا كان كل ملف قيد الاستخدام، أو مؤرشفًا، أو خاصًا، أو كبيرًا، أو مطلوبًا دون اتصال بالإنترنت، أو تتم مزامنته، أو مشتركًا، أو مكررًا، أو مرتبطًا بمهمة غير مكتملة.

لا تحتفظ بكل ملف في كل مكان. زامن فقط ما يلزم إتاحته عبر الأجهزة. انقل مقاطع الفيديو الكبيرة والمشاريع القديمة وملفات الرحلات المنتهية والأرشيفات طويلة الأجل بعيدًا عن الأجهزة الصغيرة عندما لا تعود قيد الاستخدام.

قبل حذف أي شيء، تحقق من أن النسخة الأخرى تُفتح بشكل صحيح، ومن وجود نسخة احتياطية لها إذا كانت مهمة. روتين المراجعة الآمن بسيط: حدد المكان المناسب للملف، وانقله بصورة مقصودة، وتحقق منه، وانسخه احتياطيًا، وبعد ذلك فقط تخلص من النسخة القديمة.

تمنع المراجعة الشهرية للأجهزة ازدحام هاتفك وجهازك اللوحي وحاسوبك ومساحة التخزين السحابي بملفات لم يعد مكانها المناسب هناك.